Como abrir um consultório médico.
Me formei, e agora?
Depois de muito estudar e se desdobrar com a faculdade, residência e especialização chegou a hora de abrir o seu consultório! Mas como abrir um consultório médico?
As coisas muitas vezes não são tão fáceis quanto as que imaginamos quando estamos com a cabeça deitada no travesseiro, há muitos vieses que se deve saber antes de se aventurar em abrir um consultório próprio ou ainda dividir as despesas com alguém. Coisas como alvará sanitário, cadastro nos órgãos fiscalizadores e, principalmente, controle de fluxo de caixa, gestão de funcionários e o planejamento estratégico de sua marca e nome.
Mas calma. Nem tudo é pesadelo, os frutos colhidos por uma boa gestão empreendedora na área de saúde são recompensadores, tanto profissionalmente, quanto financeiramente. Claro que é preciso um espírito empreendedor e dedicar-se algumas horas do dia à administração e gestão do consultório.
A grande pergunta que se deve fazer é se está disposto a abrir mão algum de seu tempo de atendimento no consultório para a administração e gestão de seu consultório médico, com coisas que vão desde a falta da recepcionista até a conta de internet que se esqueceu de pagar. Com um tino empreendedor e uma boa dose de empenho e dedicação ao negócio certamente o sucesso é garantido!
Veja as nossas dicas para que você abra um consultório:
1.Planeje-se!
Esboce tudo! Escreva, rediga cronogramas, procedimentos e informações para todos que terão contato com o seu consultório, desde o alicerce até o atendimento do primeiro paciente. Tente entender todos os imprevistos, qual o seu impacto e como fará para que eles não aconteçam e, se acontecerem, como serão contornados e minimizados.
2.Local e infraestrutura.
Não basta que você tenha uma casa da família disponível para que o ponto comercial seja considerado bom. Você deverá analisar pormenores como localização, fluxo de pessoas, local para estacionar, facilidade de acesso de seus pacientes e também se o local apresenta estrutura suficiente para que você possa receber seus pacientes sem maiores problemas.
Preocupe-se com seu paciente, se o local que está sendo locado ou comprado é agradável, tem boa ventilação e iluminação e conta com poucos ruídos. Estes pontos são primordiais para que o seu paciente se sinta bem recebido, em um ambiente aconchegante e bonito. Simule a chegada de seu paciente, coloque-se no lugar de seu paciente, sua eventual debilidade e impossibilidade de locomoção.
Também, importe-se com o seu dia-a-dia, imagine o seu cotidiano no lugar, quais as facilidades que você procura em um espaço, quais os problemas que você tem em outros lugares que atende que não quer ter neste novo local.
É importante que você saiba que a infraestrutura de seu consultório deve estar em consonância com a legislação de arquitetura e construção da ANVISA, conforme sua RDC nº 50. São muitos detalhes burocráticos, neste e em vários pontos aconselhamos ajuda pessoalmente de um especialista de empresas na área da saúde.
3.Escolha do tipo de sociedade empresaria
Para abrir um consultório médico é necessário que você tenha, necessariamente, uma Pessoa Jurídica constituída. Em termos técnicos, esta sociedade empresaria pode ser composta por uma ou mais pessoas e, de acordo com o tipo da sua empresa, poderá optar por se enquadrar em uma modalidade.
As sociedades mais simples para a abertura de um consultório médico são a EIRELI (Empresa individual de Responsabilidade Limitada) e a LTDA (Empresa de Responsabilidade Limitada). Na EIRELI você deverá tê-la sozinho, pois ela comporta apenas um único sócio; já na LTDA você poderá ter a partir de dois sócios para compor a empresa e dividir os riscos.
É importante que você procure um contador, pois ele poderá lhe ajudar tanto neste ponto quanto no próximo ponto que iremos explorar.
4.Escolha o tipo de tributação.
Empresa aberta, você deverá se preocupar com o tipo de tributação que sua empresa irá aderir no início de todo ano. Atualmente existem três tipos de tributação: SIMPLES Nacional; Lucro Presumindo e Lucro Real.
De maneira didática, o mais “simples” a se fazer é aderir ao SIMPLES Nacional, devido à sua facilidade de adesão, pagamento, controle e gestão. Em uma única guia você será capaz de pagar os diversos impostos Federais, Estaduais e Municipais.
5. Documentação necessária.
Escolhido o local, antes de começar a investir em reformas, infraestrutura e móveis é importantíssimo que verifique se a documentação necessária para a abertura do consultório é viável, dependendo do local de abertura do consultório a Prefeitura Municipal da cidade na qual o consultório está localizado pode ter algumas restrições quanto ao zoneamento comercial e residencial.
Depois de verificar o zoneamento de sua cidade é hora de providenciar a documentação: Sociedade Empresaria regulamentada e registrada na JUCESP (Junta Comercial do Estado de São Paulo); Alvará de Funcionamento da Prefeitura Municipal; Alvará da Vigilância Sanitária – LAS (Laudo Avaliação Sanitária); CNES (Cadastro Nacional do Estabelecimento de Saúde); AVCB (Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros); Cadastro para coleta de Lixo e Resíduos de Saúde; e outras documentações que podem variar de cidade para cidade e de estado para estado.
Ressaltamos que algumas dessas documentações requerem renovação anual, bianual ou, ainda, trianual.
6.Escolha o tipo de tributação.
Enquanto a papelada vai ficando pronta e os prazos estão correndo, chegou a hora de ver o seu cartão de visitas! Sim, a sua equipe será o seu principal cartão de visitas, pois o atendimento de seus pacientes, além de seus conhecimentos técnicos, é o seu diferencial.
A regra de outro neste ponto é uma só: Nunca contrate alguém que você não possa demitir! Então, cautela com amigos, parentes e afins. Com isto em mente, faça uma lista de quais e quantos profissionais você precisará; além da secretária, claro.
A principal contratação de sua equipe sem dúvida é a figura da secretária. É esta pessoa que irá facilitar o seu dia-a-dia, terá contato direto com seus pacientes, fará a gestão de sua agenda e dos eventuais encaixes, não raras vezes fará o faturamento de seu Convênio Médico atendido. Não raras vezes também é a secretária que fará uma gestão preliminar das contas e manutenção predial de seu consultório médico.
É importante que você separe algum tempo para garimpar o mercado de trabalho, ao colocar o anuncio da vaga serão inúmeros currículos para que você os analise, e é importante que você os analise realmente, considerando local em que mora, se o acesso ao consultório é difícil e se há ônibus constantes, locais em que trabalhou e que funções desempenhou, quais os anseios a longo prazo (pois a ideia é reter este profissional), como lida sob pressão, se tem boa dicção e aparência. Temos a certeza de que se esta pessoa for escolhida corretamente ela se tornará peça chave no seu consultório.
7.Gestão financeira
No fim das contas tem de haver mais dinheiro entrando do que saindo. Parece fácil, mas não é tanto assim…
Há alguns fatores que se deve levar em consideração, como por exemplo, investimentos a curto, médio e longo prazo, pois na prática você verá que nem sempre haverá muito mais dinheiro entrando do que saindo, sem que isto represente um déficit ou má administração.
É importante que antes de mais nada você faça uma lista de todos os seus custos fixos, ou seja, aqueles custos que independem se você tira férias, fique doente ou feche o consultório temporariamente, eles estarão lá, persistindo em ocorrer, exemplo disso são as contas de agua, energia elétrica, telefone e salário dos funcionários. Também é importante que se tenha em mente quais os custos variáveis do consultório médico, ou seja quais custos eventualmente ocorrem, por exemplo um investimento, compra de computadores e insumos médicos.
Também na mesma toada, anotes todas as entradas, desde as consultas particulares até os rendimentos recebidos de Convênios Médicos. É importante que você não tenha um caixa separado para você e que não deve ser contabilizado, lembre-se: o dinheiro é todo seu e a gestão dele é importante para que ele renda cada vez mais.
Com todos os dados de despesas x receitas em mãos você será capaz de prever o seu Fluxo de Caixa. Este fluxo nada mais é que prever quando as despesas ocorrerão e quando as receitas também ocorrerão, desta forma você poderá vislumbrar o seu crescimento ou, ainda, mudar de postura frente a uma possível queda de faturamento.
8.Tecnologia
A tecnologia está a seu favor! Use-a sempre que necessário, esteja inteirado das tecnologias que estão sendo lançadas no mercado. Aqui falamos tanto de tecnologias de gestão de seu consultório como também tecnologias que facilitem o seu trabalho de médico, via de regra as tecnologias que surgem no mercado contribuem para melhorar, dinamizar e deixar mais rápido os processos de atendimento e gestão.
9.Comunicação e Marketing
Quem não é visto não é lembrado! E isso vale para o seu consultório médico também. Invista em comunicação visual e no marketing de seu consultório, crie demandas e um bom relacionamento com seus pacientes. Peça para que sua secretária ligue no dia do aniversário ou quando este paciente não comparecer ao consultório há mais de seis meses.
É importante também que você saiba que todas as suas peças publicitárias dirigidas ao seu paciente devem estar de acordo com as diretrizes do CFM (Conselho Federal de Medicina) e CODAME (Comissão de Divulgação de Assuntos Médicos).
10.Manutenção
Para que seu consultório vá bem é importante que tudo isto que é feito no início seja refeito sistematicamente pelo menos uma vez ao mês, ou seja, reveja se sua licença está em dia, seus funcionários estão empenhados, seu local e infraestrutura estão em bom estado; além de se preocupar com o seu paciente você deverá se preocupar com todo o resto de seu negócio!
Mas claro, que nem tudo são preocupações. Há no mercado vários sistemas de locação de consultório médico que podem fazer com que você deixe de lado as preocupações do dia-a-dia da administração e realmente foque no que mais lhe interessa, que é cuidar de vidas. Através desse sistema de consultório virtual atrelado ao Co-working médico o profissional da saúde consegue maximizar os seus rendimentos, já que está 100% focado no atendimento do seu paciente e não precisa estar com a cabeça pensando se a conta de agua ou energia foi paga.
São ambiente como esse que estão fazendo com que cada vez mais médicos se sintam mais livres para atender a seus pacientes e ainda ter tempo para desfrutar com a família o fruto de seu trabalho. Estes locais se preocupam com pormenores que vão desde a escolha assertiva da Recepcionista até à coleta e limpeza especializada do lixo ambulatorial.